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关于“审核记录”
  审核记录是收集审核证据并形成审核发现全过程的文字记载。
  审核记录是审核案卷中最重要的一部分,它是认证机构作出认证决定的依据。需要时(如申请处理、验证审核证据),审核记录可以为追溯提供事实凭证,也可以为下次审核方案的策划提供参考,使审核的连续性得到保证。
为使审核记录满足以上要求,审核记录应包括足够的细节,使它能反映受审核方质量管理体系的运行情况,判断认证标准中的各项要求是否得到有效实施。记录中应记有每个符合的审核发现及其支持的证据和每个不符合的审核发现及其支持的证据,用以支持认证决定的判断。
为此,审核员在审核过程中应准确地、公正地、简洁而又清晰地记下所收集到的各种证据,使记录真实可靠。这是审核员的重要职责,也是认证行业对审核员的职业要求。熟练地作好记录也是审核员的一种职业技能。审核记录的好与坏,是衡量审核员水平的重要标志。作不好审核记录的审核员,由于他不能如实记录收集的证据,不能提供符合要求的、可信的审核报告,得不出可靠的审核结果,因此不能圆满完成审核任务。所以,每个审核员从当审核员第一天起,就应重视作好审核记录,并应不断努力提高自己的审核记录水平。那种不重视审核记录的质量,在考核审核员时,不把审核记录水平作为重要考核内容等种种轻视审核记录的做法,都是不利于提高审核水平的。
在审核资料的评审过程中会发现,目前有少数审核记录由于审核水平、专业水平、语文水平。文字书写水平等诸多原因,明显地不能满足要求。这种情况,应引起认证界的足够重视。
分析审核记录中存在的问题,表现是多种多样的,无法—一表述,但其中有共性的主要问题可归纳为如下几个方面:
一、记录内容偏离标准条款要求
审核记录的内容应当是被审核的标准条款要求取证的内容,但是有时发现记录内容与审核条款要求有明显偏离,其原因常常是审核员对标准条款的理解有偏离。
例如:过程的监视和测量以(8.2.3)的审核记录,记录的是产品生产过程中产品过程检测的内容,明显表明审核员对标准的理解错误,混淆了过程的监视和测量(8.2.3)和产品的监视和测量(8.2.4)两条款的区别。
又如:产品实现的策划(7.1)条款的审核记录中,只记有“生产任务是按合同由生产科按月下达”等,而没有明确回答标准要求的四项策划要求,看不出是否进行了策划,更看不出策划是否满足标准要求。标准规定8.2.2和8.2.4条款的实施是根据7.1条款“产品实现的策划”结果进行的,7.1条款运行不到位,8.2.3和8.2.4条款的审核也缺少依据,造成重要的审核内容落空。
上述记录无法为认证决定提供依据,是不符合要求的。
二、记录有事实无判断
  收集审核证据后,应对照审核准则进行评价、判断,得出是否符合标准要求的结论。有的审核记录虽然记有大量事实,但对事实是否符合标准要求却无判断,无结论。
例如:监视和测量装置的控制(7.6)的审核,记录中有抽查计量器具台帐的情况,检查计量仪器周期检定的情况,还记有多种仪器的名称、数量等,但没有这些计量仪器的种类和精度是否能满足产品检验要求的记载。这就造成7.6的审核结果是否满足标准要求无依据。
三、记录有判断但无事实
常看到有的记录中有明确的“符合要求”的结论,但无事实依据。
例如:管理评审(5.6)的审核,记录内容是“管理评审内容符合要求,详见企业管理评审记录。”这种记录无法作为认证决定的依据。因为看不到管理评审的输人输出内容,无法判断管理评审是否符合标准要求。“详见管理评审记录”这种话更是让人无奈,管理评审记录在受审核方,怎么去“详见”。
四、记录中复印件过多
在审核过程中,收集到的审核证据有时抄写很不方便,复印后作为记录的附件是可以的。但有的审核记录中附有大量复印件,甚至复印件页数大大超过手写记录的页数。
复印件是一种事实原件,复印件本身不能表明是否符合标准要求,不加解释不加引用说明的复印件是不能作为审核证据的。如审核中复印了不少产品出厂检验报告,但报告中只有检测结果,无出厂标准值。 这种报告不能作为产品出厂合格的证据,必须同时附有出厂检验标准才能给出判断。
五、字迹潦草;不负责任
审核记录不是为审核员自己个人留用的记录,它是存档给别人看的Q审核时边审边记,这要求记录快一些,字迹有些潦草也是可以理解的。但是有的记录,字迹不是一般的潦草,而是龙飞凤舞,有时几个人一起‘研究”都看不懂,无法辨认。这种看不懂的记录起不到记录的作用,无法作为认证决定的依据。有的审核员对别人看不懂自己的记录不以为然。他们认为别人看不懂记录,是别人的问题,而不是自己的问题,这是一种对审核记录不负责任的态度。更有甚者,个别审核员有意用潦草无法辨认的“天书”来掩盖记录中的问题,免除评审中的检查,这种态度就更不好了。
六.缺少实际内容的记录
有极个别的审核记录无具体内容,这种记录从头到尾都看不出受审核方生产的是什么产品,看不出受审核方的生产过程是什么,看不到认证范围中描述内容的实际过程情况。如7if的审核记录、8M4的审核记录都笼统记录成产品生产、产品检验等,无产品名称、无检验标准、无检验记录。这种记录无法作为认证决定的依据,是无用的记录。
分析上述六个方面的问题,其原因主要是:
1.审核员不熟悉标准各条款的要求,在现场审核过程中不会正确取证,造成记录内容偏离标准;
2.审核员专业知识不足,记录中有意无意回避实际专业内容,造成记录中有关专业内容笼统、空洞,提供不出证据;
3.审核员语言表达能力、文字书写能力差,文句不通、词不达意、轻重不分、主次不明,因而不能清晰、准确地记录取证的过程及结果;
4.工作不负责任、敷衍了事,审核不公正、不严格,致使记录马虎草率。
出现上述四方面原因不是偶然的,与目前的审核员管理制度有一定关系。
1.审核员的注册考核只偏重标准条款的内容,而对申请注册人的语文水平、文字水平不考核。审核员的录用单位也只审查审核员的注册资格,对语言表达能力。文字书写能力不考核,这就造成以记录为主要工作手段的行业,把关无门,放任自流,使得少数语文水平、书写水平明显不满足要求的人员进人了审核员的队伍。
2.审核员对标准的学习偏重于条款的文字解释,而对如何以标准条款进行审核取证的能力缺乏培训及考核。这造成少数审核员只熟悉条款内容而不熟悉如何取证。
3.由于少数审核员专业知识明显不足,审核员的专业资格与其实际专业知识水平相差较大,造成审核过程中专业内容的记录粗糙、淡化、浅薄甚至错误。
4.未将记录水平列入审核员业绩考核的重要方面。记录好坏,对审核员的工作开展及晋升无明显影响,因此少数审核员忽视审核记录,不重视提高记录水平,敷衍了事,错误百出,屡错不改,并不以为然。
  为了提高认证审核的可信性,提高审核的可靠性,认证界应十分关注审核记录的质量,认证界应形成一种自上而下普遍重视记录水平,认真作好记录的优良行业作风,形成并保持认真记录的良好传统。在审核员注册、录用、考核、培训等管理制度的各个环节,应确保审核员有符合要求的记录能力,这是认证界必须具备的行业技能,我们应为此而不懈努力。

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